Molntjänster gör ditt arbete mycket enklare

Molntjänster har blivit en helt vanlig del av arbetslivet för många svenska företag. Om du fortfarande sparar alla dina filer på datorn och mailen ligger på en server på kontoret, så finns det mycket att vinna. Hur molntjänster kan förenkla ditt arbete handlar inte om komplicerad teknik - det handlar om att jobba smartare och snabbare. Rent och enkelt.

Svenska företag ser de klart och tydligt. År 2018 investerade de 12,6 miljarder kronor i molntjänster. Om bara några år, runt 2025, beräknas siffrorna fördubblas till 24,6 miljarder kronor. Det visar att företag vet något vi andra kanske inte har upptäckt än.

Tänk på din arbetsdag idag. Hur mycket tid går åt till att vänta på att filer ska laddas upp? Hur ofta behöver du maila stora dokument fram och tillbaka? Hur svårt är det när flera personer ska arbeta med samma projekt samtidigt? Molntjänster löser alla dessa problem på en gång.

Vad är molntjänster egentligen?

Molntjänster är helt enkelt IT-tjänster som ligger på internet istället för på din dator eller företagets servrar. Din data sparas inte lokalt - den sparas långt borta på stora serverhallar som drivs av stora företag.

Tidigare var det vanligt att alla företag hade sina egna servrar i källaren eller på ett serverrum. Där stod stora kallar med blinkande lampor (ja jag vet att de var lite läskiga), och det krävde en egen IT-person för att sköta det. Med molntjänster behöver du ingen av det. Du loggar in på internet och använder tjänsterna direkt.

Det bästa är att du kan komma åt dina filer från vilken dator som helst. Hemma, på kontoret, på tåget - det spelar ingen roll. Allt ligger på ett ställe på internet och väntar på dig.

Molntjänster erbjuder ofta flera olika tjänster. Du kan spara filer, använda e-post, köra program och hantera databaser - allt genom internet. Du betalar bara för det du använder, ungefär som elräkningen.

Hur molntjänster gör samarbetet lättare

Föreställ dig att två kollegor ska arbeta med samma dokument. Utan molntjänster mailar ni det fram och tillbaka och hoppas att ingen av er glömmer vilken version som är den senaste. Det tar tid och de blir förvirrande.

Med molntjänster öppnar ni samma fil samtidigt från olika datorer. Du skriver något och din kollega ser det direkt. Ingen mailer något. Ingen sparar fel version av misstag. Det är bara en fil och den uppdateras automatiskt hela tiden.

Det gäller inte bara dokument. Hela arbetsteamet kan samarbeta i molnet. En person i Stockholm, en i Göteborg och en hemma på sovrummet kan arbeta tillsammans på samma projekt utan att behöva vara på samma plats.

För företag som använder distansarbete är molntjänster nästan nödvändiga. Medarbetarna behöver tillgång till samma verktyg och filer oavsett var de sitter. Molnet gör det möjligt och sparar massa frustration och tid helt enkelt.

Pengarna du sparar med rätt molnlösning

En av de största fördelarna är att du slipper köpa dyr hårdvara. En ny server kostar många tusenlappar och måste bytas ut vart femte år ungefär. Sedan behöver du en IT-person som sköter allt. Det blir dyrt fort.

Med molntjänster betalar du istället en månadskostnad för det du använder. Blir du större och behöver mer lagring? Bara att öka. Blir det mindre efterfrågan? Du kan minska igen. Du slipper stora investeringar på förhand.

Det är därför svenska företag investerar så mycket pengar i molnet. De sparar pengar på hårdvara, personal och underhåll. Idag går det snabbare att skala upp eller ned helt enkelt.

Men varna dig för en sak - se till att förstå vad du betalar för. Företag som inte är försiktiga kan få överraskande höga räkningar (det händer oftare än man tror). Du måste veta hur mycket lagring du använder och vilka tjänster som kostar extra. Kolla regelbundet vad du faktiskt använder och vad du betalar för.

Säkerhet i molnet - är dina data trygga?

Många blir nervösa när de hör att deras data ligger på internet någonstans. Är det verkligen säkert? Ja, det är det. Faktiskt ofta säkrare än att spara allt lokalt.

De stora molntjänstleverantörerna som Amazon och Microsoft investerar massiva pengar i säkerhet. De har flera hundra säkerhetsexperter som bara jobbar med att skydda din data mot hot. De har avancerad övervakning och kan upptäcka problem snabbt.

Men säkerhet handlar inte bara om teknik. Det handlar också om dina medarbetare. Många säkerhetsproblem skapas för att någon klickar på en länk i ett felaktigt mejl eller använder för enkla lösenord. Du måste utbilda dina anställda i grundläggande cybersäkerhet.

Se till att alla använder starka lösenord och tvåfaktorsautentisering när det går. Lär personalen att vara försiktiga med mejl från okända avsändare. De flesta problem går att förebygga med bra rutiner och lite kunskap.

Vilka molntjänster bör du välja?

Det finns många molntjänster att välja mellan, men tre företag dominerar helt: AWS från Amazon, Microsoft Azure och Google Cloud. De är störst och pålitligast.

AWS är störst globalt och erbjuder nästan allt du kan tänka dig. Microsoft Azure är populär bland företag som redan använder Microsofts program. Google Cloud växer snabbt och är extra bra om du är intresserad av artificiell intelligens och maskininlärning.

I Sverige är AWS och Azure mest utbredd. Men Google Cloud växer fort och lockar många företag som vill använda AI för att lösa problem eller effektivisera sitt arbete.

Vilken molntjänst ska du välja då? Det beror på vad du behöver. Behöver du bara lagring och mejl? Då kan en enklare tjänst räcka. Är du ett stort företag som behöver mycket avancerad teknik? Då är AWS eller Azure bättre.

Så kommer du igång med molntjänster

Orolig för att det blir komplicerat? Det behöver det inte vara. Du kan börja enkelt och växa efterhand.

Det första steget är att tänka på vad du faktiskt behöver. Vill du bara flytta fillagringen till molnet? Eller behöver du använda e-post, databaser och programmering också? Skriv ner dina behov och jämför vad de olika molntjänsterna erbjuder.

Börja i liten skala. Flytta kanske bara ett projekt eller en arbetsgrupp till molnet först. Testa, lär dig och se vad som fungerar. Det är mycket bättre än att försöka flytta allt på en gång.

Utbilda dina medarbetare. Det är viktigt. De behöver veta hur de loggar in, hur de använder tjänsterna och vilka säkerhetspraxis de ska följa. En timmes utbildning sparar timmar senare.

Använd molnets flexibilitet. Det är helt grejen. Du kan snabbt öka antalet användare eller lagringen när det behövs. Du behöver inte planera långt i förväg eller köpa ny hårdvara.

Så när du väl är igång märker du att arbetet faktiskt blir lättare. Kollegorna samarbetar bättre. Du har tillgång till din data var du än är. Systemet är snabbare. Och pengarna räcker längre.

Det är inte något stort hopp att börja med molntjänster. Det är ett praktiskt steg som gör skillnad varje dag. De svenska företagen har redan förstått det - nu är det din tur.