Bofab Timeservices

presenterar nästa generations tidredovisning
– ett enkelt och effektivt system som bidrar till lönsamhet


Vi har utvecklat webTime med våra tidigare system, CasaWin och Timecon, som utgångspunkt.  Efter mer än 20 år i branschen och med ett tusental kundinstallationer har vi den erfarenhet som krävs för att addera effektiva och smarta funktioner vartefter. Resultatet har vi paketerat i den absolut senaste tekniken för HR- och tidsmiljöer.

webTime innehåller moduler för tidredovisning, projektredovisning, schemaplanering och lunchhantering. Allt med koppling till valfritt lönesystem. Systemet har vi optimerat för att nå en kraftfull standardlösning med flexibilitet att anpassas till varje organisation. Samma system, med egna inställningar och avtal, oavsett organisation. Utmärkande fördelar är stabilitet, driftsäkert och enkelt handhavande med uppdatering, uppgradering mm.

Grunden till en effektiv tidredovisning är tolkningen av varje företags avtal. Därför har vi lagt mycket kraft på just det. Vi har idag marknadens mest flexibla lösning med ett stort antal sk ”avtalsboxar” som gör det möjligt för oss att enkelt kunna möta samtliga behov.

Systemets grafiska gränssnitt ger maximal överskådlighet från ett och samma fönster. Och systemet hanteras enkelt oavsett användarens roll och behörighet.

Med sitt öppna gränssnitt BOCIF (Bofab Open Components Interface) integreras webTime enkelt med andra system för att exempelvis underlätta hantering av persondata. Systemet erbjuder ett flertal möjligheter att fånga upp tidsdata. Egna nätverksbaserade tidterminaler, pekskärmar, datorer, läsplattor, mobiler eller så kallad avvikelserapportering är bara några av dessa flexibla, moderna sätt att ta kontroll över tiden.

Tidredovisning

I tidredovisningsmodulen ryms allt vad som behövs för att hantera företagets tidhantering. Här finner du funktioner för att hantera bl a övertid, komptid, ob-tid, flextid, beredskapstid, sjukhantering, avvikelsehantering, frånvaro, semester samt övriga tillägg som ni önskar överföra till lönesystemet.

Resultatet blir ett komplett underlag som kan överföras direkt till valfritt lönesystem. En mängd rapporter tas enkelt ut direkt ifrån systemet. Väl mellan pdf- eller excelformat.

Ikoner som endast kräver ett enkelt klick indikerar om någon åtgärd måste vidtas. Korrigering av felaktiga eller saknade registreringar genomförs enkelt genom att ange nya uppgifter och tidpunkter.

Tidinsamling och registrering

Registrering av tid sker enkelt via en tidterminal, pekskärm, dator eller webbgränssnitt för läsplattor och mobiler. Med avvikelserapportering sker registrering in/ut automatiskt enligt aktuellt schema. Avvikelser som semester och sjukdom görs manuellt.

En mycket praktisk lösning är att använda en liten nyckelbricka för registrering på en tidsterminal. Systemet håller med automatik reda på om det är en in- eller utregistrering. Personalen kan tilldelas behörighet att se sin tid och, om så önskas, även ges möjlighet att korrigera, ändra och godkänna sina registreringar.

Från tidterminal och pekskärm är det även möjligt att registrera övertid, frånvaro, planera  frånvaro, byta schema, se över aktuella saldon och konton samt ange projekt- och ordernummer alternativt kostnadsställe.

Attest

Attestering kan ske i tre steg. Det första steget är tänkt för personligt godkännande, det andra för chefens attest och det tredje för att göra en systemattest menad för att låsa alla data innan överföring till lönesystemet.

Attestering kan endast genomföras under förutsättning att inga fel eller saknade registreringar markerats. Däremot är det fullt möjligt att godkänna fel först, för att sedan attestera. Vi rekommenderar dock korrigering i första hand. I lönekopplingen går det sedan att bestämma om endast attesterade poster skall överföras alternativt samtliga data.

Ni väljer själva vilket antal attestpersoner ni önskar ha. Dessa möjligheter är obegränsade. Vi rekommenderar dock tre nivåer som standard.

Behörighet

Det har blivit allt vanligare att tillämpa självservice. Personalen sköter då all tidshantering på egen hand. Det kan innebära att personalen får möjlighet att själva korrigera och rätta sin egen tid för att slutgiltigt godkänna sina egna data innan attestering. Respektive chef slutattesterar innan överföring till företagets lönesystem. Alla aktiviteter sparas som historik, vilket möjliggör uppföljning i efterhand. Inloggning i systemet kan ske med traditionellt lösenord eller via den generella inloggningen på företagets nät.

Behörighetssystemet i webTime medger dock möjlighet till detaljerad och personlig inställning av samtliga behörigheter att hantera systemet. Behörigheten inbegriper allt ifrån att endast kunna se egna persondata, registreringar, saldon och konton till att administrera hela systemet. Det finns även möjlighet att skapa särskilda begränsningar inom en viss behörighet.

Schemahantering

Systemet innehåller allt ifrån enkla timscheman till mer komplicerade skiftscheman. Urvalet av scheman är omfattande. Gemensamt för samtliga scheman är ett eller flera avtal som innehåller grundregler om flextid, övertid och obekväm arbetstid. Dessa styr schemats upplägg. Detta bidrar till att göra det enkelt att skapa nya scheman som med återupprepar klockslag för exempelvis övertid mm varje gång ett schema skapas. Avtalet innehåller även parametrar som anger minsta tid mellan scheman samt dygns- och veckovila.

Lönekoppling

webTime kan överföra data till alla lönesystem som är beredda att ta emot. Detta sker via en datafil alternativt via vårt öppna gränssnitt BOCIF (Bofab Open Components Interface). I lönekopplingen går det att bestämma om endast attesterade poster skall överföras alternativt samtliga data.

Utöver lönegrundande data överförs normalt även schematransaktioner för att löpande uppdatera lönesystemets kalendarium.

Samtliga installationer samt drifthallar tillhandahållna av Bofab Timeservices hanteras uteslutande i enlighet med regelverket kring PuL (Personuppgiftslagen), gällande registerlagstiftning samt offentlighets- och sekretesslagstiftningen.

Specifikation

Komplett tidssystem oavsett företagets storlek och bransch

  • Högkompetent standardsystem med otaliga kundspecifika inställningsmöjligheter
  • Installeras i kundens miljö alternativt i vår miljö över internet
  • Nästa generations tidsredovisning, byggt i framkant av tekniken
  • Flera typer av klienter
  • Överskådlig med otaliga grafiska hjälpmedel
  • Avancerad och överskådlig uppbyggnad
  • Flera företag i samma system
  • Närvaro, frånvaro, övertid, ob-tider, avvikelser, beredskap, jour, sjukhantering, tillägg och utlägg
  • Planering av framtida frånvaro
  • Planering av framtida schema- och personalförändringar
  • Rapporter i pdf- och excel format
  • Självservice och avvikelserapportering
  • Möjlighet till egna avtal och beräkningsregler
  • Integration med valfria system via öppet gränssnitt
  • Koppling till valfritt lönesystem
  • Elektronisk attest i flera steg
  • Överskådlig åtgärdslista med bl a felaktiga/glömda registreringar
  • Bekväm och säker autentisering och inloggning
  • Kraftfull behörighetsstruktur
  • Nätverksanslutna tid- och registreringsterminaler med flera avläsningsmetoder
  • Egna nätverksbaserade tidsterminaler, pekskärmar, datorer, läsplattor, mobiler eller så kallad avvikelserapportering
  • Uppdateringar via internet
  • Statistik
  • Historik